Favoriser la dématérialisation de documents avec des technologies de pointe !

La dématérialisation de documents a pu être concrétisée grâce à des logiciels de numérisation et des logiciels d’archivages comme la LAD et la RAD. En effet, la lecture et la reconnaissance automatique de documents peuvent être considérées comme des technologies de pointe permettant à l’entreprise d’optimiser sa productivité. Elles permettent non seulement de traiter rapidement les documents en papier mais de les identifier et de les classer suivant leurs natures. Tous les documents en papier sont donc concernés par cette automatisation et par cette transformation en format numérique, dont : les factures, les bons de livraison, les commandes, les déclarations, les contrats, les CV, les requêtes, les brochures,…

Les outils de capture et d’indexation de la dématérialisation de documents

La LAD et la RAD sont des outils de dématérialisation qui catégorisent les documents à traiter en deux formules : les documents sortants structurés et les documents entrants non structurés. Tout d’abord, concernant les premières catégories de documents, il s’agit de constituer des métadonnées, comme les numéros de facture et les noms de clients, dans le but de paramétrer les documents de manière automatique et de définir des modèles simples et directement opérationnels. Toutes les activités manuelles qui nous font donc perdre du temps et aussi de l’argent sont remplacées par les processus de dématérialisation de documents, en évitant ainsi l’utilisation du papier et en offrant de meilleurs gains de productivité. De plus, la LAD et la RAD forment une interface de contrôle ultra-ergonomique. Ensuite, pour les documents entrants non structurés, les logiciels effectuent une reconnaissance automatique des zones essentielles, notamment les en-têtes et les pieds de pages afin d’extraire toutes les informations nécessaires au traitement et au classement. Ainsi, ils utilisent différents types de paramétrage, tels que : les caractères, les filtres, la suppression de cadres, les lignes, les images, les masques et les champs. Et ajouter à cela, une interface de gestion et de contrôle des erreurs va encore compléter les opérations d’indexation afin d’optimiser le taux de lecture et de reconnaissance.

Concrétisation de la dématérialisation de documents avec la GED

La GED ou la Gestion Électronique de documents est également le logiciel qui ne peut pas être séparé de la dématérialisation de documents. Elle entre toujours dans les démarches de capture de données et d’indexation de documents qui se réalisent automatiquement. L’objectif étant toujours le même, c’est-à-dire éliminer toutes les étapes de saisies et les remplacer par le remplissage des champs d’indexation. Il y a lieu donc de placer les documents dans un photocopieur numérique ou dans un scanner pour le traiter et ensuite le stocker. Notons que les avantages de l’utilisation d’une GED sont nombreux, à savoir : le fait de produire des documents dynamiques et dématérialisés ; le fait d’intégrer les documents dans l’archivage ; le fait de générer des index ; le fait de trier et de regrouper les documents selon leurs natures ; le fait de réaliser des classements et des archivages sécurisés ; le fait de valider et de contrôler les documents ; et enfin, le fait de tracer et de transférer les échanger de manière sécurisée. En bref, la dématérialisation de documents via le logiciel GED garantit à tout utilisateur un traitement et un archivage de document facilités et bien sécurisés. De plus, ils offrent à l’entreprise la capacité de gérer efficacement et rapidement une grande quantité et une grande variété de documents, sans avoir besoin de les imprimer.

Auteur: Franck

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